SCPC Live Role Play: de lol en het nut van business gaming

Business games

Wat maakt ze nu zo interessant, maar vooral zo leuk? Elk jaar organiseert SCEX voor de studenten van het Supply Chain Planning College de Live Role Play, een drie dagen durende business game waarin alle harde én zachte facetten van de supply chain aan bod komen. Als afsluiting van de minor Supply Chain Planning die ze volgen op de Hogeschool Arnhem en Nijmegen. Drie dagen spelend leren voor zowel studenten als spelleiders.

De organisatie optuigen

Op maandag 16 december melden negen studenten zich al om acht uur op de HAN in Arnhem. Enthousiast, want ze hebben van hun voorgangers goede verhalen gehoord over het spel. Maar ook een beetje gespannen. Ze hebben weliswaar het informatiepakket, waarin de basics van de Live Role Play worden uitgelegd, maar weten niet precies wat er op hen afkomt.
Dat is één van de aspecten die business gaming zo interessant maakt. Deelnemers komen in een voor hen vreemde omgeving terecht. En moeten daar hun kennis en vaardigheden gebruiken om de opdracht of taak met goed resultaat in te vullen.

In deze editie bemannen drie teams van ieder drie studenten de supply chain afdeling van een fictief bedrijf. Alle bedrijven hebben dezelfde klanten en dezelfde leveranciers, vertegenwoordigd door de spelleiders van SCEX. De klanten sturen bijna dagelijks orders die bevestigd, en nog belangrijker, op tijd geleverd moeten worden. Aan de supply chain afdeling de taak om dat goed te organiseren.

Nadat de deelnemers even de tijd hebben gekregen om wegwijs te worden in het ERP-systeem druppelen de eerste orders binnen. Met de tip van de spelleiding om snel naar de huidige voorraad te kijken, worden ook de inkooporders richting leveranciers gestuurd. De eerste orders komen nog met een lege mail binnen bij de leverancier, maar na een teleurgestelde reactie van betreffende leverancier wordt de hint snel opgepakt. Relatie bouwen is slechts een van de soft skills die aanbod komt tijdens het spel.

Ervaringen opdoen

De eerste speeldag doen de deelnemers vooral veel ervaringen op. Zowel over de harde als de zachte kanten van het supply chain vak. Klanten willen op tijd geïnformeerd worden over incomplete en te late leveringen. Logisch als je er over nadenkt, maar het vergt wel wat overzicht. Als je op tijd contact opneemt, willen de meesten meedenken en is een dag later leveren vaak geen probleem.

Het wordt snel duidelijk dat je niet genoeg tijd hebt om alles samen te overleggen. Maar als je taken verdeeld, is een goede afstemming essentieel. Overlegmomenten met de COO worden meteen na afloop geëvalueerd met de spelleiding; zorg dat je weet wat je gesprekspartner verwacht, hoe bereid je zo’n gesprek voor en committeer je alleen aan zaken waar jij invloed op hebt en die je waar kunt maken.

De dagen tijdens de Live Role Play verlopen snel, want nadat het tempo in de eerste uren wat lager ligt, verstrijkt daarna na ieder half uur een werkdag.
Zo rond het middaguur, als de teams in het ritme van het spel zitten, krijgen ze genoeg mogelijkheden om andere zachte vaardigheden te ontwikkelen. Afdeling Verkoop is niet te beroerd om de boel een beetje in de war te gooien met een onverwachtse productintroductie. Leveranciers gooien roet in het eten als hun productie vanwege strengere milieueisen drie weken stilligt. En als je net de voorraad op orde hebt gooit een brand in het magazijn roet in het eten. Dat vergt overzicht en afstemming. En acties en tijdige communicatie richting klanten en leveranciers.
Na een lange en intensieve eerste dag komen de teams bijeen voor een korte terugblik. Enthousiast worden ervaringen gedeeld. De spelleiding benoemt de zaken die goed gingen en spreekt samen met de teams de verbeterpunten door.

Evalueren en leren

Ook dag twee begin om acht uur. De eerste resultaten worden gedeeld en fanatiek bekeken; het competitie-element is niet onbelangrijk. Elk bedrijf wordt afgerekend op de financiële resultaten.
De invloed van de supply chain-afdeling aan verkoopzijde is beperkt; door het uitleveren van de ontvangen klantorders wordt omzet gerealiseerd.

Op de kosten hebben ze meer invloed. Aan verkoopzijde voorkomt het tijdig en correct uitleveren van de orders boetes. Zij bepalen echter vooral met inkoop en voorraadbeheer de hoogte van de kosten. Essentieel is het analyseren van historische verkopen en het opvragen van prognoses bij de klant. Deze leiden namelijk tot optimale voorraden, minimale voorraadkosten en weinig incourante voorraad. Iets wat sommige teams op pijnlijke wijze ervaren.
En passant kunnen deelnemers ook hun inkoopkennis in de praktijk brengen; bij de juiste leveranciers bestellen zorgt voor minder inkoopkosten. En onder andere door de juiste incoterms te kiezen, minimaliseer je de Total Costs of Ownership (TCO).

Na een korte evaluatie van gisteren en aandachtspunten voor de nieuwe dag hebben de bedrijven een half uur ochtendoverleg. Iedere deelnemer krijgt een andere rol binnen de afdeling. Deelnemers leggen elkaar uit hoe zij hun rol gisteren hebben ingevuld en stemmen af hoe ze samenwerken. Al snel verschijnen de eerste nieuwe klantorders.

Gaaf om te zien als spelleider dat deelnemers de besproken punten van de eerste dag enorm snel oppakken en enorm snel leren. De taken zijn goed verdeeld en er heerst meer rust. De supply chain planners merken dat sneller leveren of kleinere MOQ’s tot de mogelijkheden behoren bij leveranciers als ernaar gevraagd wordt. Er wordt steeds vaker proactief contact gezocht met zowel klanten als leveranciers.

Als tijdens een rondje langs de bedrijven de verschillende teams aangeven dat ze het allemaal wel onder controle hebben, is dat het sein voor de spelleiding om wat interventies in te zetten. En al snel heerst in alle ruimten weer een koortsachtige bedrijvigheid.
Wanneer je onder druk staat, is het belangrijk om overzicht te houden. Het bedrijf dat bij de eerste tussenstand wat achterliep qua resultaat heeft inmiddels een mooi systeem gebouwd om klantorders te prognosticeren en de juiste voorraadniveaus aan te leggen. Zij hebben daardoor tijd om aandacht te besteden aan het oplossen van ontstane uitdagingen.

Ook nu wordt de dag afgesloten met een evaluatiemoment. De dag is niet vlekkeloos verlopen, maar deelnemers hebben inmiddels goed in de gaten wat de essentiële vaardigheden voor het vak supply chain planner zijn. Communicatie, samenwerking maar vooral overzicht houden worden veel genoemd.

Presteren

Op dag drie zitten de studenten stipt om acht uur gereed. De nieuwe tussenstand toont positieve resultaten voor elk bedrijf. Alle drie de bedrijven zijn nog in de race voor die felbegeerde eerste plek.
Net als een dag eerder worden aandachtspunten besproken. Tijdens de laatste dag kunnen de geleerde zaken nog éénmaal in praktijk gebracht worden en te presteren.

Na nog wat verrassende interventies wordt de maand afgesloten en worden de financiële cijfers en voorraadstanden ingeleverd. Tijd voor de spelleiding om de laatste resultaten te berekenen.

Voordat deze bekend gemaakt worden, wordt het spel geëvalueerd. Per bedrijf worden goede punten en verbeterpunten benoemd. De getoonde ontwikkeling van de voorraadwaarde gedurende het spel bij elk bedrijf laat zien welk team het meeste ‘in control’ was. Iets wat nog eens bevestigd werd met het doornemen van de gemaakte kosten. Alle teams behaalden een goed financieel resultaat, maar uiteindelijk was De Snelle Trapper, het team dat het meeste overzicht op voorraadstanden en inzicht in vraagvoorspellingen had, dat het beste resultaat realiseerde.

Bij SCEX hebben we een interessant scala aan business games. Uw doelstellingen bepalen welke game het beste past.

Wil je meer weten, download dan onze brochure of neem contact op met onze marketingmanager Arjenne via arjenne@scex.nl.