SCEX-logistiek op de Vierdaagsefeesten

Ieder jaar is het een hoogtepunt voor menig inwoner van Nijmegen: de Nijmeegse Vierdaagse. En minstens zo geliefd zijn de Vierdaagsefeesten ter ere van de legendarische wandeltocht. Met ruim 1,6 miljoen bezoekers en 4000 artiesten, komt daar heel wat logistiek bij kijken! Tinus, Casper en Willem van SCEX vormen de organisatie van één van de grote evenementlocaties: Café Van Ouds. Ze nemen je mee backstage.

Hoe een hobby menens wordt

Zo’n 6,5 jaar geleden kocht Tinus met een aantal vrienden een café in het centrum van Nijmegen. Ze doopten het Café Van Ouds. Het assortiment exclusief speciaalbier nam al snel enorme proporties aan en het klantenbestand groeide mee. Wie in 2019 voor het eerst na de heropening de kroeg zou binnenstappen, kent het niet meer terug. Onlangs is het pand grondig verbouwd en uitgebreid, om ook de komende jaren succesvol te kunnen zijn.

Nieuwe locatie Vierdaagsefeesten

De centrale locatie van Café Van Ouds betekent dat het tijdens de jaarlijkse Vierdaagsefeesten omringd wordt door concullega’s die actief ondernemen. Zij zetten grote festivalterreinen met podia, licht, geluid en flinke barren neer. Zes edities geleden besloot Café Van Ouds een nieuwe evenementenlocatie toe te voegen aan de Vierdaagsefeesten. De eerste ‘Vierdaagse als Van Ouds’-editie werd geboren en er moest van alles bedacht, georganiseerd en geregeld worden. Zes edities later is de evenementenlocatie Van Ouds één van de snelst groeiende locaties gebleken. Hoe hebben we dit aangepakt en wat komt er zoal bij kijken?

Projectteam

Een evenement zoals Café Van Ouds die voor ogen had, vergt meer organisatie dan één persoon kan overzien. Tinus stelde een team op en vroeg Casper en Willem, inmiddels allemaal deelgenoot van SCEX, de rol van medeorganisator op zich te nemen. Met Casper als creatieve denktank, Willem met de nodige ervaring op het gebied van muziek en techniek en Tinus als horecadeskundige meenden wij alle noodzakelijke disciplines in huis te hebben. Daarbij hebben wij allen een achtergrond in project management, supply chain en logistiek die goed van pas zou komen. De allerbelangrijkste vraag die we moesten beantwoorden: “Hoe gaan we ons succesvol onderscheiden van de ruim 40 andere evenementenlocaties?”.

De vuurdoop

We kunnen terugkijken op een geslaagde vuurdoop, waarbij we al snel de nodige verbeterpunten voor de jaren daarop zijn geïdentificeerd. Zo zijn we jaar op jaar blijven verbeteren en flink gegroeid.

De 2019 editie

De editie van 2019 was de grootste tot dusver. Hieronder enkele feitjes over de invulling.

Podia: 3
Openingstijden: Dagelijks van 14:00 – 04:00 (’s nachts gaat het binnen door)
Uren live muziek: 70 uur continu.
Aankleding appelkisten: 600
Aankleding priklicht: 350 meter
Aankleding aftimmer douglas hout: 847 meter
Barren: 7
Aantal toiletten: 30
Personeel: 28 barmensen, 4 obers, 4 coördinatoren (acts, horeca, financieel, algemeen), 4 audio visueel, toiletjuf, 2 schoonmakers, presentator en 2 portiers.
M2 overkapping: 400 meter
Muzikanten: ca 140
Confetti: 67kg
Meters truss: 715

Horeca logistiek anno 2019

Dagelijks wordt door Drankenhandel de Klok en Grolsch tankbierservice nieuwe voorraad geleverd. In vijf van de zeven barren worden vanuit tanks getapt. De overige barren gaan middels 50 liter fusten. Ruim 3000 liter bier staat elke dag klaar voor het feestende publiek. Dagelijks wordt door een gekoelde trailer vers en gekoeld bier aangeleverd en wordt door de drankenhandel een levering gedaan. Emballage retour en nieuwe pallets heen. ’s Nachts wordt op basis van de afzet en de prognose vanuit vorig jaar met een index factor een berekening gemaakt voor de benodigde liters drank. Uiteraard met een veiligheidsmarge. ’s Nachts rond 03:00 uur wordt de bestelling via VM telefonisch verzonden en ’s ochtends rond 10 uur staan beide partijen al op de stoep te leveren. In grote koelcontainers wordt alle koel opgeslagen en kort voor de pieken richting de barren gebracht. Just in time zouden we in de logistiek zeggen. Ook de voorraadrotatie is enorm.

Onze groei in de organisatie

Het bleek moeilijk om tijdens de Vierdaagsefeesten onbevangen tussen het feestpubliek te staan. Waar we de eerste jaren veel zelf in de operatie meedraaiden en brandjes blusten, hebben we bewust meer afstand genomen om tijdens de week goed te kunnen kijken en luisteren wat er gebeurt. Bij Café Van Ouds maar ook op de andere plekken in de stad. De uitdaging blijft om continue te blijven verrijken en verbeteren. Zo genieten we nu al zes edities volop van de allermooiste week van het jaar!