OMS: de intelligente dirigent van het omnichannelensemble

Een overstap naar omnichannel is als het krijgen van kinderen: je moet goed nadenken of je het wilt, het verandert de dagelijkse gang van zaken en is een flinke investering, maar als het eenmaal loopt wil je waarschijnlijk niet meer terug. SCEX neemt je in 6 artikelen mee in deze populaire strategie, steeds vanuit een andere invalshoek. We vertellen het eerlijke verhaal. In dit artikel bespreken we waarom een Order Management System (OMS) een onmisbare schakel is voor elk omnichannelbedrijf.

Een centrale plek binnen de organisatie

Black Friday, Cyber Monday en de weken voor Kerst zijn de pieken van het shopjaar. Sommige bedrijven, waaronder enkele klanten van SCEX, halen op Black Friday twintig tot dertig keer de gemiddelde dagomzet. Zulke drukke dagen maken de supply chain zeer ingewikkeld, zeker als je een omnichannelstrategie hanteert. Een goed ingericht OMS kan de heilige graal zijn die een traditioneel IT-landschap aanpast aan de complexer wordende supply chain, de hele keten intelligenter maakt en alle schakels met elkaar verbindt. Niet voor niets neemt het OMS bij wereldwijd gerenommeerde retailers een centrale plek binnen de organisatie in.

Het OMS is hyperintelligent

Hoe werkt zo’n OMS dan? Het is een systeem dat als een dirigent alle radertjes in de supply chain – zoals personeelsafdelingen, systemen en de consument – informeert en aanstuurt. Ook vraagt het informatie op. Het systeem is zo slim, dat je vooraf oplossingen kunt bedenken voor problemen en uitdagingen die nog moeten ontstaan. Dit geschiedt middels zogenaamde business rules. Dat is goud waard bij gigantische verkoopstijgingen, rondom de feestdagen bijvoorbeeld, in een complex en veeleisend systeem met meerdere verkoopkanalen (omnichannel). Het OMS is daarin het ideale bindmiddel tussen de back-end-office (het deel van het bedrijf dat verantwoordelijk is voor administratie en support) en de front-end-office (waar het bedrijf direct contact heeft met de klant).

Omnichannel heeft een OMS nodig

Hoe OMS werkt illustreren we aan de hand van een voorbeeld. Je hebt fysieke winkels, twee magazijnen, een webshop en je verkoopt op een online marktplaats. Overal hanteer je dezelfde strakke service, prijzen en voorwaarden; helemaal omni dus. Stel dat een man die in Amsterdam op drie hoog woont op Black Friday een kast koopt via je webshop en een vaas via de online marktplaats. De vaas en kast staan niet in hetzelfde magazijn. In deze case zijn onder andere de volgende vragen relevant:

– Wil degene dat de zware bestelling naar boven wordt gedragen?
– Wanneer is hij of zij thuis?
– Hoe koppel je de webshop- en online marktplaatsbestelling aan elkaar?
– In welke magazijnen staan de vaas en kast?
– Hoe zorg je dat de order in een geheel de eindbestemming bereikt?

Efficiënt transportmanagement

Het OMS herkent op de order dat de man op drie hoog woont en kan (indien vooraf juist ingesteld) direct terugkoppelen naar de klant welke bezorgdata- of tijden beschikbaar zijn. De keuze communiceert het systeem naar de verantwoordelijke systemen en gebruikers. Het OMS koppelt zich al dan niet rechtstreeks aan IT-applicatie van het magazijn, het Warehouse Management System (WMS), waarna een orderpicker via dat systeem een uitdraai krijgt met info over waar in het magazijn de kast staat en wanneer deze klaar moet staan.

WMS en TMS

Het OMS vraagt vervolgens zowel bij het WMS als bij het Transport Management System (TMS) op wat de status van een order is en communiceert dit naar weer een ander systeem (bijvoorbeeld een front-end-systeem), dat de klant middels een app, sms of mail op de hoogte houdt. Ondertussen weet de afdeling inkoop dat er een kast en vaas uit de voorraad weg zijn. Het OMS bevindt zich tussen diverse softwaresystemen en haalt de juiste informatie op het juiste moment uit de juiste systemen. Ook zorgt het ervoor dat deze info in de juiste systemen wordt getoond en dat de order optimaal verloopt.

Ingesteld op elke situatie

Op plotseling veranderende omstandigheden (een zieke chauffeur, wegblokkering door blokkeerfriezen of tractors of een menselijke fout in het magazijn) reageert het systeem adequaat: het maakt herberekeningen en informeert betrokken afdelingen. Andersoortige en/of minder geavanceerde IT-systemen kunnen dit niet op zo’n dynamische wijze. Zo’n algoritmisch vraagstuk binnen afzienbare tijd door mensenbreinen op laten lossen, bijvoorbeeld door alles vast te leggen in excelbestanden, grenst zelfs aan zelfkastijding.

Sparren met SCEX?

Het implementeren van een OMS binnen jouw bedrijf is slechts een van de vele te volgen stappen richting een omnichannelstrategie. SCEX helpt graag bij het hele traject. En hoewel omnichannel wint aan populariteit, is het niet voor iedere organisatie de beste keuze. Wij geven je graag advies over welke strategie het best bij jouw organisatie past en of het überhaupt verstandig is op omnichannel over te gaan. Wil je meer weten? Neem dan contact op via info@scex.nl. Volg ons op LinkedIn om als eerste op de hoogte te zijn van onze nieuwste artikelen.