Wij gaan verhuizen!

paardekooper-group-gaat-verhuizen

Wij gaan verhuizen!

“In welk weekend gaan we verhuizen?” was een van de veelgestelde vragen op kantoor en in het DC in Honselersdijk in de afgelopen periode. Een verhuizing van een compleet bedrijf, inclusief een vol magazijn, is ‘net even wat meer werk’ dan wanneer je zelf naar een leuk nieuw optrekje verhuist. En zoals altijd is een goede voorbereiding cruciaal.

SCEX-er Guus is momenteel projectmanager voor de verhuizing van een vestiging van de Koninklijke Paardekooper Group van Honselersdijk naar Den Hoorn. Daar komt het nieuwe kantoor en een distributiecentrum van 27.500 m2. Een verhuizing van meer dan 15.000 pallets in allerlei formaten; circa 600 vrachtauto’s vol. De voorbereidingen zijn al maanden geleden begonnen. Want verhuizen naar een pand met driemaal zoveel opslagcapaciteit betekent dat er ook gekeken moet worden naar onder meer de lay-out, de processen, de inrichting, hulpmiddelen & equipement en IT-applicaties. Allemaal met als uitgangspunt om efficiënt te kunnen werken.

paardekooper-group-gaat-verhuizen

De lay-out van het magazijn en de toewijzing van artikelen aan locaties bepaalt voor een groot gedeelte hoe efficiënt de goederenstroom verwerkt kan worden. Zo ook een slimme indeling van inkomende en uitgaande goederenzones.

Samen met de logistieke medewerkers van Paardekooper is Guus aan de slag gegaan met het ontwerpen van de optimale indeling van het magazijn. De meeste product- en praktijkkennis zit natuurlijk bij de mensen op de vloer dus het is vooral zaak om hen erbij te betrekken. Zo doen we dat bij SCEX.

De lay-out van het magazijn en de toewijzing van artikelen aan locaties bepaalt voor een groot gedeelte hoe efficiënt de goederenstroom verwerkt kan worden. Zo ook een slimme indeling van inkomende en uitgaande goederenzones. Dus dat waren belangrijke startpunten. Dat gold ook de plaats van apparatuur zoals kantel- en wikkelmachines. En ook van belang natuurlijk: de positionering van de artikelen. Kiezen we voor een vaste plek voor elk artikel of voor dynamische picklocaties? Hoe minimaliseren we de rij-afstanden voor de reachtruckers en orderverzamelaars? Hoe voorkomen we dat alle medewerkers ‘samenklonteren’ rondom picklocaties van hardlopers? Gaan we dubbelspel spelen? Wordt er gecrossdockt en zo ja op welke wijze? Slechts een paar voorbeelden van de vragen die moesten worden beantwoord.

De huidige logistieke processen zijn kritisch bekeken en vertaald naar de toekomstige situatie. Op basis van de gewenste wijzigingen is samen met de ICT-afdeling en de software-partner gekeken hoe het ERP-systeem aangepast moet worden om de processen optimaal te ondersteunen. Daarbij is ook gekeken naar het verhuisproces zodanig dat er efficiënt verhuisd wordt terwijl klanten ‘gewoon’ elke dag de bestelde producten blijven ontvangen. En zodat producthistorie en artikeldata voor analyse behouden blijft. Inmiddels wordt er druk gebouwd en getest.

De bouw van het pand is ondertussen nagenoeg afgerond en de medewerkers logistiek hebben een rondleiding gehad. Men was zeer onder de indruk en er wordt al zeer naar uitgekeken naar de dag dat ze op de nieuwe locatie, met nieuw materieel, aan de slag mogen. Op dit moment wordt de laatste hand gelegd aan de bouw van de palletstellingen, het aanbrengen van de locatienummering, aanbrengen van de aanrijdbeveiliging en het gebruiksklaar maken van het rijdend materieel. Als laatste volgt de belijning. Dat alles vergt de nodige coördinatie van projectmanager Guus.

Als alles staat en aangebracht is en de software-wijzigingen getest en gereed zijn, volgt een periode van testen op locatie door eindgebruikers. Veel afstemwerk, verfijnen van instellingen en het wijzigingen van zaken die in de praktijk net even anders werken. En daarna volgt dan als klap op de vuurpijl de verhuizing zelf. Het kantoorpersoneel gaat met een doos onder de arm van de oude werkplek in Honselersdijk naar de nieuwe in Den Hoorn. Archief en andere benodigdheden volgen met de vrachtauto. Moet in een relatief kort tijdsbestek kunnen worden gerealiseerd is de verwachting.

Op dit moment wordt de laatste hand gelegd aan de bouw van de palletstellingen, het aanbrengen van de locatienummering, aanbrengen van de aanrijdbeveiliging en het gebruiksklaar maken van het rijdend materieel. Als laatste volgt de belijning.

Ook zal actief worden gewerkt aan een tijdelijke verlaging van de voorraadniveaus, natuurlijk zonder de uitlevergraad negatief te beïnvloeden. Met Verkoop en Inkoop wordt afgestemd hoe processen en uitzonderingen tijdens het verhuizen gaan lopen.

De verhuizing van voorraad neemt aanmerkelijk langer in beslag. Zodra het nieuwe DC gereed is, worden alle inkomende goederen daar al ingeslagen. Orders worden nog uitgeleverd vanuit de oude locatie tot het moment dat er voldoende voorraad aanwezig is in het nieuwe magazijn om alle orders daar te kunnen verwerken.

Dat vergt veel planning en afstemming. Samen met de logistieke medewerkers is gekeken naar de personele bezetting tijdens de verhuisperiode en naar de planning van de fysieke verhuizing. De Supply Chain afdeling heeft een forecast gemaakt van de verkooporders die worden verwacht en van de voorraadontwikkeling tijdens de verhuisperiode. Een belangrijke basis om de juiste volgorde van verhuizen te bepalen. Ook zal actief worden gewerkt aan een tijdelijke verlaging van de voorraadniveaus, natuurlijk zonder de uitlevergraad negatief te beïnvloeden. Met Verkoop en Inkoop wordt afgestemd hoe processen en uitzonderingen tijdens het verhuizen gaan lopen.

“Een prachtig nieuw pand en een leuk project om te begeleiden”, geeft Guus aan. “Het wordt echt een visitekaartje voor de Koninklijke Paardekooper Group en voor alle medewerkers een gave plek om te werken.” De daadwerkelijke verhuizing nadert nu met rasse schreden. Dankzij een goede voorbereiding en afstemming met alle partijen ligt het project netjes op schema. Het gaat natuurlijk allemaal langer duren dan één weekend, maar de medewerkers van Paardekooper zijn klaar voor de verhuizing en hebben er zin in. SCEX ook!

Met SCEX helpen we opdrachtgevers vanuit een holistische visie om anders te leren kijken, de juiste structuur neer te zetten, de eenheid te vergroten, over de grenzen van de eigen afdelingen heen te gaan en zo de ideale randvoorwaarden voor wendbaarheid te realiseren. Ook sparren met SCEX over de wendbaarheid van uw organisatie? Neem dan contact op via info@scex.nl of het contactformulier onder aan deze pagina. Vaker verslag van de werkvloer horen van SCEX? Volg ons dan op Linkedin.

Contact met SCEX opnemen

Lees meer 'Van de werkvloer'...