Eerder deze maand ging Toppy live met Ceyenne WMS van DiractIT, in minder dan vier maanden na projectstart. Voor een WMS-implementatie is dat uitzonderlijk snel. De sleutel tot dit succes? Een gedegen selectietraject, een klik tussen klant en leverancier die er al was vanaf het eerste gesprek, en scherpe keuzes in wat wél en wat niet te optimaliseren in de beschikbare tijd.
Iedereen die verantwoordelijkheid draagt voor logistieke operaties kent het spanningsveld van een WMS-implementatie: scope, budget en planning staan voortdurend in elkaars weg. Meestal is planning de eerste variabele die schuift — een paar weken uitloop en je komt eruit. Bij Toppy was dat geen optie. De deadline werd niet bepaald door het projectteam, maar door de seizoensgevoeligheid van de markt.
Het bedrijf uit Veghel is marktleider in zwembaden en spa's, en groeit hard. De markt voor zwembaden en spa's piekt in het voorjaar, wanneer consumenten hun tuin en terras klaarmaken voor het seizoen. Een WMS-wissel tijdens die piekperiode is niet te verantwoorden. Toppy moest dus vóór het hoogseizoen live, en dat leidde tot een compacte tijdlijn waar weinig in zat om mee te schuiven.
Die groei maakt de opgave bovendien extra complex. Toppy groeide in korte tijd van drie naar vijftien boutiques. In 2025 kwam daar de overname van Heuts Leisure bij, inclusief de webshops Top-zwembadshop.nl en Heuts.nl. Daarnaast opende Toppy begin 2025 een showroom in Gorinchem. Voor die schaal is een logistiek fundament nodig dat meeschaalt.
Toppy werkte tot voor kort met Stocky, een zelf ontwikkelde applicatie die naast logistiek ook andere bedrijfsfuncties bedient. Voor die andere domeinen blijft Stocky in gebruik. Maar voor logistieke automatisering koos Toppy bewust voor een dedicated, off-the-shelf Warehouse Management Systeem.
Die overstap vraagt ook iets anders van de organisatie. Toppy was gewend zelf software te ontwikkelen en direct aanpassingen te doen. Samenwerken met een externe WMS-leverancier vraagt om een andere mindset: vertrouwen in standaard functionaliteit, duidelijkheid over wat je wel en niet van het systeem verwacht, en commitment om samen te werken aan configuratie in plaats van maatwerk.
Deze snelle implementatie begon niet bij de projectstart. De basis werd al gelegd in het selectietraject dat SCEX in de zomer van 2025 met Toppy uitvoerde via de WMS Guide-methodiek. In die fase toetsen we meer dan functionaliteit en architectuur alleen. Bij SCEX vinden we dat de 'zachte' kant van de relatie tussen klant en leverancier op lange termijn minstens zo belangrijk is als de technische match. In een implementatie van minder dan vier maanden wordt die 'zachte' kant ronduit doorslaggevend.
En juist daar viel de keuze voor DiractIT snel. Tomas Straathof (COO DiractIT) over die kennismaking:
"Vanaf het moment dat we binnenkwamen bij Toppy voelden we een klik. De mensen, de affiniteit met techniek, het pragmatisme en de passie voor logistiek. Zelf zeggen we dat we nerds op werkschoenen zijn, maar daar lijkt het bij Toppy ook wel op."
Twee teams die dezelfde taal spreken. Dat scheelt in elk traject, maar in een compacte tijdlijn als deze is het vaak het verschil tussen 'het lukt' en 'het lukt net niet'.
Een WMS rendeert pas echt als het object van automatisering — het magazijn, de layout, de processen — goed is ontworpen. Daarom liepen tijdens de implementatiefase twee trajecten parallel. Terwijl DiractIT de Ceyenne-configuratie inrichtte, werkten wij samen met Toppy aan de fysieke en operationele kant.
Met gerichte BI-analyses op orderdata, pickfrequenties en logistieke flows brachten we in kaart waar de grootste rendementskansen lagen. Niet alleen in WMS-functionaliteit, maar juist ook in de keuzes die náást de software spelen: de layout van het magazijn, de replenishmentstrategie en bijbehorende parameters, welke typen picklocaties aan te houden of te vervangen, en welke pickkarren in welk deel van het DC de meeste productiviteit opleveren.
Voor Toppy betekende dit: de korte doorlooptijd werd benut voor aanpassingen die zowel haalbaar waren als het grootste rendement opleverden. Het magazijn zelf — layout, zonering, picklocaties, pickdragers — ontwikkelde mee met de WMS-configuratie, in plaats van erop te wachten. Daardoor krijgt het systeem vanaf dag één de kans om op het juiste fundament te draaien. Een WMS rendeert zelden los van het ontwerp van de operatie eromheen.
Het resultaat? Een heldere set aan procesomschrijvingen, layout-aanpassingen en parameter-keuzes, in plaats van een lijst met honderden losse requirements. Voor DiractIT betekende dat: geen vertaalslag tussen klantwens en configuratie, maar parallel aan onze analyses een blauwdruk die al doordacht was.
Jasper van Driel, Operations Manager bij Toppy, over de samenwerking:
"Met SCEX hebben we het gevoel dat ze echt meekijken en meedenken als ondernemer in dit bedrijf. Dat voelt prettig — dat een kennispartner zich bewust is van onze uitdagingen en afwegingen, ook breder dan alleen logistiek en WMS."
Een implementatie in dit tempo slaagt niet door hard werken van één partij alleen. Ze slaagt doordat drie partijen tegelijk hun verantwoordelijkheid nemen.
"We wisten dat we met Toppy en SCEX aan een flinke uitdaging begonnen toen we hoorden dat we 3 maanden hadden om live te gaan. Het vraagt afstemming over de inrichting, integratie, testwerk, logistieke aanpassingen en het begeleiden van een verandering. Niet met alle partijen lukt het om dat in zo'n korte tijd te realiseren. Maar hier nam iedereen zijn verantwoordelijkheid. Dan is het wel gaaf als het lukt om de planning te halen."
— aldus Tomas Straathof, COO bij DiractIT
Van Toppy vroeg het snelheid in besluitvorming, vertrouwen in standaard functionaliteit en commitment vanaf de werkvloer tot in de directiekamer. Van DiractIT pragmatische configuratie, een no-nonsense aanpak en duidelijke communicatie over wat wel en niet binnen scope paste. Van SCEX vooral scherpe prioritering: in een compacte tijdlijn is niet elk detail even belangrijk. Het is zaak de analyses en adviezen te richten op die plekken in de operatie waar het rendement het grootst is, en geen tijd te besteden aan optimalisaties die in de praktijk weinig toevoegen.
Bij een WMS-implementatie is de verleiding groot om meteen alle beschikbare functionaliteit aan te zetten. In een piekseizoen wordt elk extra risico echter een reëel probleem. De kern van een goede MVP zit daarom niet in 'zo weinig mogelijk activeren', maar in een weloverwogen afweging. De scope moet haalbaar zijn in de beschikbare tijd, de organisatie moet de verandering in deze fase kunnen dragen, en er moet voldoende operationele dekking zijn om zonder kunstgrepen door het hoogseizoen te komen.
Die afweging leidde bij Toppy tot een MVP waarvan de scope bewust is afgestemd op stabiliteit in de piek. Na het hoogseizoen volgt fase 2: verdere optimalisatie, gericht op basis van de ervaring die in fase 1 is opgedaan. Die ervaring blijkt in de praktijk een betere leidraad dan hypothetisch ontwerpen vanaf de tekentafel.
Een WMS-implementatie in minder dan vier maanden is geen toeval. Vijf factoren maakten bij Toppy het verschil:
Willem van den Berg (co-founder SCEX) over dat derde punt:
"Dat onderscheid — welke ingreep echt iets oplevert en welke niet — is lastiger dan het lijkt. In veel trajecten blijft men hangen in honderden requirements en goede bedoelingen. Een datagedreven aanpak dwingt je tot de juiste volgorde: eerst vaststellen waar het grootste rendement zit, daarna de verbeteringen kiezen die daarop aansluiten. In een korte doorlooptijd scheelt dat al snel weken."
Onze felicitaties aan Jeroen van Uden, Jasper van Driel en het hele Toppy-team met deze mijlpaal. En aan Tomas Straathof, Andre van Rijn en hun DiractIT-collega's met de oplevering. Toppy gaat met vertrouwen het hoogseizoen in. En ook daarna blijft het logistieke fundament meegroeien met de ambities van het bedrijf.
De SCEX WMS Guide begeleidt je van eerste verkenning tot een preferred leverancier. In gemiddeld 3,5 maanden, met een database van ruim dertig WMS-leveranciers, klantspecifieke demo's en volstrekt onafhankelijk advies. De samenwerking met Toppy laat zien dat een gedegen selectie niet alleen de juiste keuze oplevert, maar ook de implementatie versnelt.
Wil je sparren over jouw situatie? Plan een vrijblijvende kennismaking, mail naar wms@scex.nl of neem contact op.
Meer weten over de aanpak van SCEX? Plan direct een gratis en vrijblijvende kennismaking in.
