Welkoop groeit als e-commerce retailer en wil het e-fulfilment-DC in Vaassen op een steviger logistiek fundament zetten. SCEX begeleidt de selectie van een WMS dat alle warehouse processen in Vaassen end-to-end aanstuurt, past bij het bredere systeemlandschap van Welkoop, en meegroeit met de ambities van het bedrijf. Het traject bevindt zich momenteel in de demo-fase.
Een e-fulfilment-DC met sterk wisselende volumes en uiteenlopende goederenstromen stelt andere eisen aan een WMS dan een doorsnee distributiecentrum. Voor Welkoop komt dat in Vaassen samen.
Welkoop telt 162 winkels door heel Nederland en is actief in twee marktsegmenten: tuin en huisdier. Vanuit het centrale DC in Apeldoorn worden de filialen beleverd; het e-fulfilment-DC in Vaassen verwerkt de online bestellingen.
Wat het e-DC bijzonder maakt, is de diversiteit aan goederenstromen die er samenkomen. Kleingoed, volumineuze en lastig stapelbare artikelen, zakgoed zoals dierenvoer en grondproducten, en ADR-goederen — die verscheidenheid vraagt om een doordachte inrichting van opslagzones, pickzones, verpakprocessen en pickdragers. Daarnaast is er een crossdockstroom: een deel van de goederen gaat zonder tussenopslag direct van ontvangst naar verzending.
Het volume is sterk seizoens- en weersafhankelijk, met kortdurende pieken als gevolg van acties en campagnes. De operatie moet dagelijks vlot draaien én snel kunnen opschalen wanneer de vraag aantrekt. Naarmate de e-commerce tak van Welkoop verder groeit, nemen die eisen toe — en vraagt het e-DC om besturing die daarbij meegroeit.
Het C-DC in Apeldoorn belevert de filialen met grotere, minder fijnmazige zendingen. Het e-DC in Vaassen werkt fundamenteel anders: orders worden op stuksniveau samengesteld, de assortimentsdiversiteit is groot, en strakke klantbeloftes rond snelheid en leverbetrouwbaarheid laten weinig ruimte voor inefficiënties.
Een Warehouse Management Systeem (WMS) is de volgende stap om de ambities van het e-DC te realiseren. Het uitgangspunt is end-to-end besturing: alle warehouse processen in Vaassen — van ontvangst en inslag tot orderpicken, verpakken en verlading — worden direct vanuit één systeem aangestuurd, zonder fallback op andere applicaties.
De aansluiting op het bredere systeemlandschap van Welkoop is een expliciet onderdeel van de selectie. Het WMS moet soepel samenwerken met de omliggende systemen, en de architectuur moet ruimte houden om mee te bewegen met toekomstige ontwikkelingen.
De eisen die Welkoop aan het WMS stelt, zijn toekomstgericht:
SCEX begeleidt de selectie via de WMS Guide — een gestandaardiseerde aanpak die verder gaat dan een vergelijking van functielijsten. Een Programma van Eisen dat de gewenste toekomstige processen van het e-DC centraal stelt, vormt daarvan een belangrijk onderdeel. Op basis daarvan is een longlist van relevante leveranciers samengesteld, aangescherpt tot de partijen die nu in de demo-fase laten zien hoe ze met de specifieke processen van Welkoop omgaan.
Dat een echte selectie loont, blijkt uit onze eigen cijfers: bij onze laatste vijftien WMS-selecties kwamen twaalf verschillende leveranciers als beste keuze naar voren. De uitkomst staat dus nooit op voorhand vast — ook niet met onze ervaring. De beste keuze hangt af van de operatie, niet van een voorkeur of een naam. En het verklaart waarom we de volle breedte van de markt kennen die nodig is om een longlist scherp en leveranciersonafhankelijk samen te stellen.
Een verkeerde keuze betaalt zich later terug: een uitrol die maanden uitloopt, een werkvloer die het systeem niet omarmt, of — in het ergste geval — een tweede selectie een paar jaar later. Juist daarom loont het om de keuze nú goed te onderbouwen.
"Bij elke WMS-selectie laten we leveranciers zien hoe ze omgaan met de specifieke processen van de klant, niet met een algemene demo. Voor Welkoop vertalen we de gewenste toekomstige processen — assortimentsdiversiteit, seizoenspieken, e-fulfilment-flow — naar concrete scenario's die de leveranciers tijdens de demo's moeten doorvoeren. Pas dan zie je of een systeem werkelijk past, niet op papier maar in de operatie."
— Casper Jansen, SCEX
De democases zijn zo opgebouwd dat de kenmerkende goederenstromen aan bod komen: van de besturing van de crossdockstroom tot pickstrategieën voor volumineuze artikelen. Leveranciers die hun systeem door en door kennen, kunnen die scenario's direct en concreet doorvoeren.
SCEX en Welkoop zijn geen onbekenden. In het verleden ondersteunde SCEX Welkoop bij een ERP-implementatie, werkte mee aan het ontwerp van het C-DC in Apeldoorn, en zette de Pick Optimizer in voor de datagedreven optimalisatie van het outboundproces in Apeldoorn. Die drie trajecten hebben samen een wederzijds bekend speelveld gevormd — en dat is precies de basis waarop dit traject voortbouwt.
"We hebben in het verleden bij verschillende trajecten met SCEX samengewerkt, dus ze kennen onze operatie goed — en denken ook breder met ons mee dan alleen de logistiek. Die samenwerking is ons altijd goed bevallen: we weten elkaar te vinden, we houden elkaar scherp en we komen samen tot doordachte keuzes. Minstens zo belangrijk is dat het tussen onze mensen en die van SCEX gewoon klikt."
— Marc Veenendaal, Supply Chain Manager Welkoop
Dat wederzijdse vertrouwen is in een selectietraject geen bijzaak. Een WMS-selectie vraagt om openheid: over hoe de operatie werkt, over de ambities voor de komende jaren, en over de keuzes die niet voor de hand liggen. Die openheid is makkelijker als beide partijen weten wat ze aan elkaar hebben.
Een WMS-implementatie is een langdurig partnership. Bij SCEX beoordelen we leveranciers dan ook altijd op meer dan functionaliteit en prijs.
"De keuze voor een WMS is uiteindelijk een keuze voor een partner. Functionaliteit, prijs en planning zijn meetbaar, maar of de mensen aan beide kanten van de tafel elkaar verstaan, is moeilijker te vangen in een scorecard. We besteden er daarom expliciet aandacht aan in elk selectietraject — culturele klik weegt op lange termijn vaak zwaarder dan welke feature ook."
— Willem van den Berg, co-founder SCEX
Tegelijk kijken we verder dan vandaag. De WMS-markt ontwikkelt zich snel, en de keuze die Welkoop nu maakt, moet ook over vijf of tien jaar nog meekunnen. Bram Schonenberg, vanuit SCEX betrokken bij dit traject:
"De markt ontwikkelt zich snel, en niet elke vernieuwing die in een demo indruk maakt, voegt in de praktijk waarde toe. Een belangrijk deel van onze rol is om voor Welkoop dat onderscheid te maken — zodat de keuze ook over een paar jaar nog de juiste is, zonder dat je op een hype hoeft te wedden."
— Bram Schonenberg, WMS-specialist SCEX
Zo blijft de keuze toekomstbestendig: niet gebouwd op wat vandaag goed klinkt, maar op wat de operatie van Welkoop de komende jaren echt nodig heeft.
De demo-fase nadert haar afronding. Daarna evalueren we niet alleen de demo's, maar ook de overige input die we van de leveranciers hebben ontvangen — rondom planning, prijsstelling en IT-architectuur.
Zo verhogen we de kans op een first-time-right implementatie minimaliseren we de kans op verrassingen. Een goed doordacht Programma van Eisen, democases die de gewenste toekomstige processen nauwkeurig weerspiegelen, en een leverancier met de juiste culturele match leggen het fundament voor alles wat daarna komt.
Een gedegen selectietraject vraagt tijd en aandacht. Maar het is precies daar dat de grootste risico's worden afgevangen; voordat ze in de uitvoering zichtbaar worden.
SCEX kijkt uit naar de volgende fasen van dit traject.
De SCEX WMS Guide begeleidt je van eerste verkenning tot preferred leverancier — in gemiddeld 3,5 maanden, met een database van meer dan dertig WMS-leveranciers, klantspecifieke democases en volledig onafhankelijk advies.
Benieuwd hoe dit eruitziet voor jouw operatie? Plan een vrijblijvende kennismaking, mail naar wms@scex.nl, of neem direct contact op.
Meer weten over de aanpak van SCEX? Plan direct een gratis en vrijblijvende kennismaking in.
