SCEX maakt er in de persoon van Willem, Tinus en Casper een traditie van: inmiddels voor de 10e keer zijn we de organisator van een van de feestlocaties tijdens de Nijmeegse Vierdaagsefeesten, het grootste gratis toegankelijke evenement van Nederland. De logistiek achter zo’n gezellig feestje midden in het centrum van de stad brengt een flinke dosis uitdagingen met zich mee. Alle winkels zijn gewoon open, bewoners van de binnenstad willen van en naar huis kunnen, hulpdiensten moeten in geval van calamiteiten snel ter plaatse kunnen zijn en er wandelen van dinsdag t/m vrijdag ook nog ’s zo’n 50.000 mensen door en rond Nijmegen bijvoorbeeld. Een uitgekiende planning en gestroomlijnde logistieke operatie zijn daarom noodzakelijk.
Om een beeld te geven van de omvang van de Vierdaagsefeesten hieronder wat feiten en cijfers:
Op Plein 44, in het hart van de stad en de plek waar het ooit allemaal begon, gaat het in de derde week van juli voor de 3 mannen van SCEX weer gebeuren: 7 dagen lang een bruisende feestlocatie waar tienduizenden mensen een prachtige week gaan beleven met veel gezelligheid, muzikaliteit, vertier, versnaperingen en saamhorigheid.
Het plein wordt onder meer aangekleed met een grote feesttent, een luxueuze VIP-tent met 2 verdiepingen, 2 interactieve videoschermen, 2 grote podia, 10 bartenten, flink wat biertanks, koelcontainers, kleedkamers, tijdelijke kantoren, laad- en losfaciliteiten en een imposante professionele licht- en geluidsinstallatie.
Met ruim 30 muzikale acts (zo’n 180 muzikanten), een groot team licht- en geluidsmedewerkers, stage hands, beeldregisseurs, een beveiligingsteam en zo’n 120 horecamedewerkers wordt het een drukte van jewelste op en rond de podia, in de tent en in de barren. De feesten gaan van start op zaterdag 12 juli de werkzaamheden beginnen al ruim een week vóór de feesten: in de week voorafgaand aan de start worden de podiumconstructies, tenten, licht- en geluidsinstallaties opgebouwd.
Op Plein44 vergt die opbouw zo’n 5 dagen voorbereidingstijd en er zijn vele leveranciers bij betrokken. Iedere partij moet zich houden aan de algemene afspraken en veiligheidsregels die de overkoepelende organisatie en gemeente hebben vastgesteld. De opbouwweek vereist een strakke planning. Materialen en crew worden gefaseerd naar de locatie gebracht – bijvoorbeeld eerst de podiumconstructies en daken, daarna de PA en lichtinstallaties.
De afbouw
Direct na afloop van de feesten (de laatste optredens zijn op vrijdagavond rond 01:00 uur) start de afbouw: in de nacht van vrijdag op zaterdag beginnen teams meteen met demonteren van techniek en tenten. Zaterdagochtend heel vroeg gaat de daadwerkelijke podiumafbraak van start; grote onderdelen worden met vrachtwagens afgevoerd. Daarna volgend barren, kleedkamers, decoratiematerialen etc. en uiteindelijk de tent. Op zondagavond is de locatie weer leeg en schoon en is het plein weer van de bewoners en de lokale ondernemers.
Een mooie operationele puzzel en onze kennis van het inrichten en optimaliseren van logistieke processen en operaties komt bij dit logistieke huzarenstukje al met al dus heel goed van pas.
Het bevoorraden van alle horecapunten in het centrum is dagelijks een logistieke krachttoer, zeker in de volle binnenstad. De ruimte is beperkt en straten staan vol met voetgangers. Om de stad begaanbaar te houden gelden strikte venstertijden voor leveringen. Leveranciers plannen hun routes dan ook zorgvuldig in de vroege uurtjes.
Brouwerijen en drankenleveranciers beginnen vaak al voor dag en dauw met de distributie van fusten bier, frisdrank, ijs en etenswaren aan de cafés en stands, zodat tegen de middag alles bevoorraad is voordat de grote drukte losbarst.
Grote leveranciers stemmen onderling af om piekmomenten te vermijden. Ook worden veiligheidsmaatregelen genomen: tijdens leveringen zorgen verkeersregelaars en beveiligers dat bevoorradingsvoertuigen voorzichtig manoeuvreren door de straten. Dankzij deze samenwerking merken bezoekers weinig van de dagelijkse bevoorrading.
De Vierdaagsefeesten beslaan 46 verschillende podia verspreid door de hele stad. Het opbouwen (en afbreken) van zoveel podia in een drukke binnenstad is een grootschalige operatie. Zo is bijvoorbeeld stroomvoorziening voor licht, geluid, video en catering esssentieel. Op veel locaties verzorgt de gemeente of organisatie tijdelijke stroomaansluitingen op het elektriciteitsnet, dan wel plaatst men zware aggregaten (generatoren).
Daarnaast speelt de coördinatie van hulp- en veiligheidsinstanties een belangrijke rol. De gemeente Nijmegen en hulpdiensten (politie, brandweer, GHOR) houden tijdens de feestweek toezicht via een centraal coördinatiecentrum. In dit centrum wordt continu gemonitord of alle podia veilig functioneren en of er incidenten zijn. Bij eventuele calamiteiten kan zo direct worden opgeschaald en gecoördineerd tussen de verschillende partijen.
De samenwerking tussen festivalorganisatie, gemeente, DAR, leveranciers, beveiliging en hulpdiensten is uiteindelijk wat de Vierdaagsefeesten logistiek mogelijk maakt: ondanks ruim zoveel hectiek in één week loopt alles op rolletjes en kan iedereen genieten van muziek en gezelligheid in een schone, bevoorraadde en veilige binnenstad.
Bronnen: eigen kennis en ervaring + websites van de DAR, Vierdaagsefeesten, In de Buurt Nijmegen
