Welkoop heeft samen met SCEX het selectietraject voor een nieuw Warehouse Management Systeem (WMS) voor het e-fulfilment-DC in Vaassen succesvol afgerond. Na een zorgvuldig selectieproces is gekozen voor Hardis WMS van Hardis Group.
Met het nieuwe WMS wil Welkoop de warehouseprocessen in Vaassen end-to-end aansturen en tegelijkertijd een schaalbaar en wendbaar fundament leggen voor de verdere groei van de e-commerce activiteiten. Daarbij is nadrukkelijk verder gekeken dan alleen de huidige operatie. Het WMS moet kunnen meegroeien met toekomstige ontwikkelingen binnen Welkoop en de mogelijkheid bieden om op termijn ook breder binnen de logistieke organisatie en operatie te worden ingezet.
Welkoop telt 162 winkels door heel Nederland en is vooral actief in de marktsegmenten tuin en huisdier. Vanuit het centrale distributiecentrum in Apeldoorn worden de winkels beleverd, terwijl het e-fulfilment-DC in Vaassen de online bestellingen verwerkt.
Die e-commerceoperatie kent een bijzondere logistieke dynamiek. In Vaassen komen uiteenlopende goederenstromen samen: van kleingoed tot volumineuze, lastig stapelbare artikelen zoals bijvoorbeeld zakgoed (dierenvoer en potgrond) en ADR-goederen. Daarnaast kent de operatie een crossdockstroom waarbij goederen zonder tussenopslag direct van ontvangst richting verzending gaan.
Ook kunnen de volumes sterk fluctueren. Seizoenen, het weer, acties en campagnes kunnen in korte tijd voor flinke pieken zorgen. De operatie moet daarom niet alleen efficiënt en betrouwbaar zijn, maar vooral ook snel kunnen meebewegen.
Met de verdere groei van e-commerce nemen die eisen toe. Voor Welkoop was dat aanleiding om op zoek te gaan naar een WMS dat niet alleen past bij de operatie van vandaag, maar vooral ook bij die van morgen.
Een belangrijke onderwerp in het selectieproces was schaalbaarheid. Het WMS moet de verdere groei van e-commerce kunnen ondersteunen, zonder dat Welkoop bij iedere volgende groeifase opnieuw tegen de grenzen van het systeem zou aanlopen. Ook is gekeken naar de mogelijkheid om het WMS in de toekomst eventueel in te zetten binnen het distributiecentrum (filiaalbeleveringen) in Apeldoorn.
Daarnaast speelde wendbaarheid een belangrijke rol. E-commerce ontwikkelt zich snel. Klantverwachtingen veranderen, volumes fluctueren en nieuwe technologie en fulfilmentconcepten volgen elkaar in hoog tempo op. Welkoop zocht daarom naar een oplossing waarmee de logistieke operatie ook in de toekomst snel kan inspelen op veranderingen en waarbij Welkoop zelf aan de knoppen zou kunnen zitten.
Andere belangrijke selectiecriteria waren onder andere:
Daarmee draaide de selectie nadrukkelijk niet alleen om softwarefunctionaliteit. Een WMS implementatie vormt het begin van een samenwerking voor vele jaren. De kwaliteit, ervaring en toekomstvisie van de leverancier waren daarom minstens zo belangrijk.
Voor het selectieproces maakte Welkoop gebruik van de beproefde aanpak van SCEX WMS Guide. Vanuit SCEX werd het traject begeleid door lead consultant Bram Schonenberg en partner en medeoprichter Casper Jansen.
Binnen de selectie werden de gewenste toekomstige processen van het e-fulfilment-DC vertaald naar concrete requirements en demoscenario's. Leveranciers moesten daarmee niet alleen vertellen wat hun WMS kan, maar daadwerkelijk laten zien hoe hun oplossing omgaat met de specifieke logistieke processen van Welkoop.
Daarbij kwamen kenmerkende processen uit de operatie in Vaassen aan bod, waaronder verschillende pickstrategieën, de diversiteit aan artikel- en goederenstromen en de besturing van crossdock. Deze aanpak maakte het mogelijk om de verschillende WMS-oplossingen gestructureerd te vergelijken op zowel functionaliteit als technologie, organisatie, partnership en toekomstbestendigheid.
Na afronding van het selectieproces kwam Hardis WMS als passende oplossing voor Welkoop naar voren.
Functioneel onderscheidde Hardis zich met een stabiel en uitgebreid WMS dat goed aansluit op de processen binnen het e-fulfilment-DC en tegelijkertijd een brede basis biedt voor verdere ontwikkeling van de operatie.
Ook organisatorisch was er een goede match. Hardis brengt ruime WMS-ervaring en een bewezen trackrecord mee en sluit daarmee aan bij de wens van Welkoop om niet alleen voor een systeem, maar ook voor een volwassen en ervaren implementatiepartner te kiezen.
Daarnaast maakt Welkoop al gebruik van Hardis OMS binnen e-commerce en is er daarom gekeken naar de voordelen die een verregaande integratie tussen het OMS en WMS kan gaan brengen.. De uitgebreide en geavanceerde dashboardmogelijkheden bieden Welkoop meer mogelijkheden om inzicht te krijgen in de logistieke operatie en gericht te sturen op performance. Ook de ontwikkeling en integratie van AI binnen het platform en de bredere technologische roadmap van Hardis sluiten aan bij de wens om een oplossing te kiezen die ook op langere termijn kan blijven vernieuwen.
De combinatie van functionele kracht, stabiliteit, schaalbaarheid, technologische ontwikkeling en een ervaren organisatie gaf uiteindelijk de doorslag.
De keuze voor Hardis WMS is voor Welkoop meer dan de implementatie van een softwaresysteem. Het vormt een volgende stap in de professionalisering van de e-commerceoperatie. Door de warehouseprocessen in Vaassen vanuit één WMS end-to-end aan te sturen, ontstaat een fundament waarop Welkoop verder kan bouwen. Het systeem moet helpen om processen efficiënter te organiseren, medewerkers beter te ondersteunen en de operatie wendbaarder te maken wanneer volumes of omstandigheden veranderen.
Tegelijkertijd is bewust gekozen voor een oplossing die breder kan meegroeien. Daarmee houdt Welkoop de mogelijkheid open om toekomstige logistieke ontwikkelingen én een eventuele toepassing binnen DC Apeldoorn vanuit hetzelfde WMS-platform te ondersteunen.
Martijn Verkerk, Manager eDC Welkoop, over de samenwerking met SCEX:
"Ik ken SCEX al lang en heb vaker projecten met ze gedaan. SCEX kent de complexiteit van de supply chain van Welkoop en e-commerce binnen Welkoop. Hierdoor kunnen ze ook inhoudelijk het verschil maken in het traject en stopt het niet alleen bij een stuk begeleiding. En wat ik fijn vind is dat ze heel pragmatisch en nauwkeurig te werk gaan en altijd zeggen waar het op staat. Geen verrassingen dus tijdens zo’n traject en je weet altijd waar je aan toe bent. Ik heb het idee dat hun werkwijze ook voor WMS leveranciers heel prettig is, want ook daar zijn ze duidelijk en transparant. En kritisch natuurlijk en dat moet natuurlijk ook. "
Met de keuze voor Hardis WMS is een belangrijke mijlpaal bereikt, maar begint tegelijkertijd de volgende fase: het daadwerkelijk realiseren van de nieuwe warehousebesturing voor de logistieke operatie in Vaassen.
De gezamenlijke focus verschuift daarom nu van het maken van de juiste keuze voor een WMS naar het realiseren van een sterk logistiek fundament inclusief een serie verbeteringen in de operatie. En dat staat op korte termijn te gebeuren want Welkoop heeft de ambitie om het nieuwe WMS voor de volgende seizoenspiek live te hebben. De eerste workshops zijn dan ook van start gegaan. Martijn Verkerk en zijn collega’s hoeven zich dus komende maanden niet te vervelen.
Met SCEX WMS Guide ondersteunt SCEX organisaties bij het selecteren van Warehouse Management Software die aansluit op hun logistieke processen, strategie en toekomstambities.
Daarbij kijken we verder dan een vergelijking van functionaliteiten. Ook technologie, schaalbaarheid, implementatieaanpak, organisatie, partnership en Total Cost of Ownership spelen een belangrijke rol. Met gestandaardiseerde requirements, logistieke demoscenario's en kennis van een breed speelveld aan WMS-leveranciers ontstaat een onderbouwde vergelijking van de oplossingen die daadwerkelijk bij een organisatie passen.
Meer weten over SCEX WMS Guide of benieuwd welk WMS het beste aansluit op jouw logistieke operatie? Neem contact op met SCEX of kijk op www.scex.nl/wms.
Meer weten over de aanpak van SCEX? Plan direct een gratis en vrijblijvende kennismaking in.
