Meer rendement met het juiste WMS

Het implementeren van een Warehouse Management Systeem ‘WMS’ is een kostbare en tijdrovende investering. Met potentieel een mooi toekomstig rendement. Zie een geslaagde implementatie als het als het nemen van een penalty. De kans op succes is het grootst als je de hoek vooraf kiest, een goede aanloop neemt en niet twijfelt. Kortom, de voorbereiding is essentieel. Hetzelfde geldt voor de keuze voor een WMS: welke processen moet het gaan ondersteunen, wat moet dat opleveren, met welke specifieke omstandigheden heb je te maken en welk pakket én implementatiepartner passen daar dan het beste bij? SCEX helpt je met een gestandaardiseerde aanpak kiezen uit de grote hoeveelheid pakketten en leveranciers. Met een korte doorlooptijd, onafhankelijk en bewezen succesvol. 

Succesvol implementeren

De alsmaar complexere en turbulentere marktomstandigheden vereisen gestroomlijnde logistieke processen en een goed WMS kan daarbij een doorslaggevende rol spelen. Maar er zijn veel factoren die een succes in de weg kunnen staan. Een WMS is een flinke investering in termen van tijd en geld. Een succesvolle implementatie met positieve gevolgen in termen van productiviteit, efficiëntie, servicegraad en rendement is alleen mogelijk met een gedegen aanpak.

De meest gemaakte fout die wij in de praktijk zien, is de neiging te willen besparen op het voortraject. Op de voet gevolgd door enerzijds het selecteren van een leverancier zonder aantoonbare ervaring in jouw business en anderzijds het laten bepalen van de keuze door de IT-afdeling. Een gedegen selectietraject met ‘de business’ in de lead vergroot de kansen op een succesvolle implementatie aanzienlijk en bespaart eveneens werk in latere fases van het traject. SCEX heeft op basis van de ervaringen in de afgelopen jaren een gestandaardiseerde aanpak ontwikkeld. En die blijkt te werken.

Bewezen aanpak

Hoe wij dit aanpakken? Door onze opdrachtgevers volgens een gestructureerde aanpak te begeleiden met het zetten van de juiste stappen. Daarbij zetten we onze kennis van WMS-oplossingen in met als uitgangspunt de (toekomstige) logistieke uitdagingen in de markt en business van onze klanten. Elk selectietraject start met het vaststellen van de processen zoals die in een optimale situatie gaan plaatsvinden. Want het automatiseren van de ‘As Is’ heeft weinig meerwaarde is onze ervaring. En in elk selectietraject maakt een klantspecifieke demo onderdeel uit van de aanpak. We zouden niet weten hoe je anders de juiste oplossing zou kunnen selecteren.

En zo hebben we in elke stap van het selectieproces een aantal ‘best practises’ verwerkt die bijdragen aan een succesvolle implementatie. De vijf stappen die we daarbij doorlopen schetsen we hieronder.

 

Stap 1 Projectdefinitie

Een goede selectieprocedure begint met het opstellen van een kort projectplan en het vastleggen van het commitment van de business owner. Zonder plan en commitment geen project. We maken een casebeschrijving op en stellen een eerste lijst van potentiële leveranciers op. Deze lijst bevat 6 tot 10 WMS-leveranciers en implementatiepartners die op basis van onze kennis en ervaring het best aansluiten bij de vraagstelling. Zij ontvangen de casebeschrijving en een set vragen om te beantwoorden. Op de antwoorden maken we een eerste schifting. 

Stap 2

We stellen de requirements in detail op zodat we aan de hand daarvan in gesprek kunnen gaan met de overgebleven leveranciers. In dit gesprek geven we de leveranciers de gelegenheid zichzelf te presenteren, de applicatie te tonen en onze vragen te beantwoorden. Aan de hand van een scorecard vindt de beoordeling plaats. Deze vormt de basis om een klein aantal leveranciers te selecteren die we een klantspecifieke demo laten voorbereiden.

Stap 3

We ontwerpen een set demoscenario’s op basis waarvan de resterende leveranciers in een live-omgeving hun oplossing gaan demonstreren. Daarmee krijgen we een uitgebreide indruk van de automatiseringsoplossing, van de visie van de leverancier en kunnen we een oordeel vormen over de ‘culturele match’. Deelnemers vullen tijdens de demo wederom een scorecard in. Deze vormt de basis om te komen tot de selectie van twee leveranciers waaruit we de definitieve keuze gaan maken.

Stap 4

De twee resterende leveranciers laten we een businesscase maken. We dagen ze uit per procesonderdeel inzichtelijk te maken wat de implementatie van hun WMS voor de opdrachtgever concreet gaat opleveren. Tevens plannen we referentiebezoeken – die we afleggen zonder aanwezigheid van de leverancier zelf – waar we een uitgebreide lijst vragen stellen. In deze stap bepalen we de finale keuze.

Stap 5

We voeren de laatste onderhandelingen, het contract wordt ondertekend en we stellen het implementatieplan op. We formeren het projectteam en organiseren de kick off. We zijn klaar om de implementatie te gaan starten.

SCEX en WMS

SCEX heeft in de afgelopen jaren tal van selectietrajecten mogen helpen ondersteunen. Met succes! Opdrachtgevers geven als feedback dat ze gecharmeerd zijn van onze aanpak en werkwijze en het erg prettig vinden dat we transparant zijn in de kosten van een selectietraject. We bieden daarbij drie opties zodat klanten zelf kunnen bepalen in elke mate ze onze support willen inzetten.

Niet onbelangrijk is dat de WMS-leveranciers die onderdeel hebben uitgemaakt van de selectietrajecten positief zijn over de methodiek die we hanteren. Ook als ze uiteindelijk niet worden geselecteerd.

Ben jij op zoek naar een geschikt WMS om het rendement van je logistieke operatie nu en in de toekomst te blijven verhogen? Stuur ons dan een bericht en maak een afspraak voor een gratis adviesgesprek. Daarin bespreken we samen de kansen en mogelijkheden om een WMS-oplossing voor jou van waarde te laten zijn.